Научно-техническая обработка дел

Научно-техническая обработка дел

Подготовка документов к проверкам и хранению

Научно- техническая обработка (далее – обработка) начинается после образования некоторого комплекса дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу (далее – дел длительного хранения). Возникает этот комплекс либо в результате экспертизы ценности документов (см.) – что предпочтительнее, либо предоставляется работниками обрабатываемой организации. В последнем случае велика вероятность того, что к обработке будут представлены не все разновидности документов длительных сроков хранения, так как фактически работники организации должны сами провести экспертизу ценности архивного комплекса, что нежелательно, потому что они нечасто обладают необходимыми для подобного вида деятельности квалификацией и опытом.

На первом этапе обработки путем полистного просмотра дел, анализа и сравнения находящиеся в них документы разделяются по видам. Далее однотипные документы длительного хранения разбиваются по годам. Затем, в зависимости от разновидностей, документы формируются внутри годов по хронологии, алфавиту либо иному признаку (а иногда по сочетанию нескольких признаков). После этого, при необходимости, разбиваются на тома и части. Дела нумеруются, на них составляются черновики описи, вкладываются информационные листки. Дела готовы к переплету.

ВНИМАНИЕ! При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы длительных и временных сроков хранения группируются в разные дела;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (т.е должны быть соблюдены оба этих условия одновременно);
в дело формируются документы одного календарного года, за исключением личных, судебных, дел, документов выборных органов и их комиссий (формируются за период созыва), документов учебных заведений (формируются за учебный год) и т.д. (см. параграф 3.5.3. «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года).

Выглядит несложно. Если не учитывать, что, например, при полистном просмотре приказов необходимо вчитаться в каждый документ и отнести его к одной из категорий – по личному составу 5-летнего и 75-летнего срока хранения, постоянного хранения, административно-хозяйственной деятельности (и это при том, что ни в одном документе не определена грань, скажем, между основной и административно-хозяйственной деятельностью). Или при разборе трудовых договоров вчитываться в неразборчивый рукописный текст, выясняя фамилию работника, а затем, при обнаружении нескольких договоров на одного работника за год, определить, являются ли они дублетными материалами, либо же различаются по хронологии или видам работ. И это еще не самое сложное. Это личный состав. Документы постоянного срока хранения намного более сложны в обработке. Их разновидностей гораздо больше. Сроки хранения документов одного и того же вида могут колебаться от «до замены новыми» до «постоянно», в зависимости от места и времени их создания, периода, который они охватывают, и других причин.

Нумерация листов в деле, оформление листа- заверителя.

Нумерация листов в деле подчиняется строгим правилам (см. параграф 3.6.8. – 3.6.17. «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года).

ВНИМАНИЕ! В деле может быть от 1 до 250 листов, не более. Все листы дела, не наклеенные наглухо на другой лист, нумеруются отдельно (например, расчетные листки по зарплате). На количество листов в деле может влиять:

материал его листов (например, тонкий/средний картон, ватман) – дело по толщине не может превышать 4 сантиметров;
расположение текста на странице дела (при его расположении близко к краям листа, если толщина дела более 1,5-2 сантиметров, при раскрытии информация на срединных листах закрывается переплетом);
возможны и иные причины.

Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа (не задевая текста документа). В случае большого количества ошибок дело перенумеровывается, старые номера зачеркиваются, а рядом ставится новый номер.

В конце дела помещается (но не нумеруется) лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов, особенности нумерации (например, наличие листов с литерными номерами) и особенности физического состояния и формирования дела. Лист-заверитель датируется и подписывается его составителем.

На заметку

При нумерации листов дела, естественно, могут возникать ошибки: пропущенные номера, двойные номера. Небольшое количество ошибок вполне допустимо и легко исправляется. Двойные номера исправляются с помощью литер (например, лист 3 затем 3А, затем 3Б и т.д.). Литерные и пропущенные номера фиксируются в листе-заверителе. При большом количестве допущенных ошибок дело нумеруется заново.

Оформление дел

Подпись и простановка архивных штампов и шифров

Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет сроков) хранения и по личному составу оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в параграфе 3.6.18. «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. На обложке предусматривается место для названия и кодов государственного архива, в который впоследствии будут сданы дела. Сами коды и название архива не ставятся. Так же не ставится № фонда на угловых штампах. Все это в дальнейшем будет проставлено в архиве.

Обычно для ускорения оформления обложки дела используются специальные штемпеля, пропуски в которых заполняются черными чернилами от руки. В верхней части дела пишется или штампуется (если есть соответствующий штемпель) полное название организации. В обязательном порядке на обложке ставятся два угловых штампа с номерами фонда (не заполняется), описи, дела и, при необходимости, связки. Обязательно выносится на обложку информация о количестве листов в деле и сроке его хранения. При необходимости указываются крайние даты (даты первого и последнего по хронологии документа). Заголовок дела должен соответствовать правилам, предусмотренным для данной категории дел. В некоторых случаях (например, при оформлении лицевых счетов, личных дел и др.) в заголовок выносятся три первые буквы фамилий начинающих и закрывающих дело. Само название берется из «Перечня…», например: «Лицевые счета работников по заработной плате за 1983 год».

Обложки дел временных (до 10 лет) сроков хранения оформляются в произвольном порядке либо не оформляются вовсе.

Оформление корешков дел не входит в понятие «архивное оформление дел». Корешки можно оформлять в любой форме, либо не оформлять вовсе. Так как дела, как правило, хранятся в стоячем положении, в большинстве случаев для облегчения поиска дела на корешок выносится номер описи и номер дела. Иногда выносится и краткая информация о содержании дела. Например: «Приказы л/с (личный состав - стандартное сокращение) 01.01.– 18.07. 1993 г. Надписи для корешков либо печатаются, а затем наклеиваются, либо оформляются от руки.