Составление описи
Архивная опись дел (далее – опись) это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Составляются отдельно для дел постоянного хранения, отдельно – для дел по личному составу и отдельно – для дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Может (но не обязательно) составляться для дел временного (до 10 лет) срока хранения – в этом случае составляется в произвольной, удобной для работников организации форме.
Описи составляются по установленной форме (см. приложения №№ 2, 3, 12 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года). В обязательном порядке оформляется титульный лист, при необходимости – подтитул (с детальным перечислением изменений в названии организации и ее подчиненности). К законченной описи составляются предисловие и, при необходимости, оглавление, указатели и список сокращенных слов. Утверждается опись первым лицом организации и согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) организации (в том случае, если организация не входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива).
Заголовки дел в описи должны строго соответствовать заголовкам на обложке дел.
Чаще всего описи составляются по хронологически-структурному либо по структурному принципу. В первом случае дела формируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации. При отсутствии четко выраженной структуры организации дела формируются по хронологическому принципу – только по годам/периодам. В пределах каждого года дела формируются по степени важности – приказы, лицевые счета, журналы учета и т.д. Более подробно о составлении описей см. «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года.
Естественно, при составлении описей периодически возникают некоторые проблемы (невозможно все предусмотреть ни правилах, ни в справочниках), которые по мере их поступления должны решаться обрабатывающим архивный фонд организации архивистом.
Составление внутренней описи
Внутренние описи составляются для упрощения нахождения документов (групп документов) и фактически представляют собой нечто вроде оглавления к делам. Составляются они после формирования документов в дела, но обычно до их переплета.
По федеральным нормативам (см. параграф 3.6.17. «Основные правила работы архивов организаций», далее «Правила», одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,) и в соответствии с Методическими рекомендациями «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу», далее «Рекомендации» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 года), внутренние описи в обязательном порядке составляются для следующих категорий дел:
- личных дел (наиболее часто встречаются в архивах организаций);
- трудовых договоров (соглашений);
- судебных дел;
- следственных дел;
- особо ценных дел (крайне редко встречаются в архивах организаций);
- дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа (встречается редко).
Представляют собой внутренние описи нечто вроде оглавления, тем более что в них в обязательном порядке указываются страницы, на которых размещены документы. В некоторых случаях, в зависимости от категории и содержания документов, они составляются в краткой форме – «Иванов В.И. – стр. 24 – 31», в других имеют значительно расширенное описание: «Приказ о командировке генерального директора в г. Киев (Украина) для открытия филиала организации – стр. 12».
На заметку
Нумеруются листы внутренней описи отдельной от остальных документов нумерацией. По своей сути они не являются частью документов дела, а представляют собой научно-справочный аппарат к нему.
К составлению и порядку оформления внутренней описи предъявляются определенные обязательные требования, подробно с которыми можно ознакомиться в вышеупомянутом параграфе «Основных правил…»
Составление предисловия к описи
Составляется отдельно для описи дел постоянного хранения, отдельно – для описи дел по личному составу и отдельно, при наличии таковой, для описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Так же как историческая справка служит для облегчения работы с документами и является непременным атрибутом при передаче документов организации в какой-либо архив.
По своей структуре, задачам и рассматриваемым вопросам предисловие схоже с исторической справкой. Особенности составления и сложности, возникающие при этом, те же. (Более подробно см. параграфы 3.7.10. и 3.7.11 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года).
Так же как и историческая справка, предисловие к описи составляется при первой обработке документов организации и продолжается при последующих. Так же подписывается составителем и лицом, ответственным за архив.
Основное отличие от исторической справки – состав рассматриваемых документов (не весь фонд, а только, например, документы по личному составу). Меньшее внимание уделяется истории организации, большее – характеристике состава документов и особенностям их обработки.