Выделение дел к уничтожению
- Выделение дел к уничтожению
- Составление акта о выделении дел на уничтожение
Полное название (и это важно) данного вида работ – выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, утративших научно- историческую ценность и практическое значение. Никто не заставляет организацию уничтожать нужные ей документы, даже если срок хранения их по закону истек. Любая организация имеет право самостоятельно увеличить (но ни в коем случае не уменьшить) срок хранения любых своих документов. Хотите хранить главные книги (срок хранения – 5 лет) постоянно – храните. Имеете право. Но не удивляйтесь тому, что у вас не хватает места для новых документов.
Вообще-то выделение документов к уничтожению является частью более обширного комплекса работ – экспертизы ценности документов организации. В этом случае оно наиболее эффективно: выделяется до 100% документов с истекшими сроками хранения. Но иногда по каким-либо причинам – в первую очередь финансовым – экспертиза ценности не заказывается. Это вполне допустимо. Организация поручает отобрать на уничтожение либо документы каких-нибудь определенных категорий (бухгалтерские, складские и т.п.), либо «документы в этом помещении». В принципе, ничего особо страшного в этом случае не произойдет: при профессиональной работе в отобранные документы не будут включены те, которые по закону уничтожать нельзя.
Но эффективность работы может составить до 50% (т.е. будет отобрана только половина из возможных документов), а то и ниже: многие документы, представляющиеся организации важными, на самом деле таковыми не являются и имеют не постоянные и длительные, и даже не обычные 5 лет сроки хранения, а 3 года, год, полгода или вообще не имеют срока хранения (т.е. срок хранения – 0). В этом случае вряд ли возможна полная обработка документов по личному составу (их не 3–4 вида, как обычно представляют, а гораздо больше).
На заметку
Выделение документов к уничтожению является одним из самых высоко-квалифицированных видов архивных работ (сложнее разве что составление номенклатуры дел и очерка об истории организации). И проводить его могут далеко не все архивисты. Во-первых, слишком велик риск неисправимой ошибки – уничтоженные документы практически невозможно восстановить. Во-вторых, при установлении срока хранения документа необходимо применять (соответственно, знать и уметь использовать) большое количество разнообразных нормативных документов: и Налоговый кодекс, и постановления Коллегии Главархива, и номенклатуры (если они есть) организации (а их может быть до 3 видов одновременно), и Перечни 1988, 2007 и 2010 годов и многое другое.
Причем в зависимости, например, от года создания рассматриваемого документа применимы разные нормативные документы. На срок хранения документа влияет множество причин – место и цель создания, вид деятельности обрабатываемой организации и т.д. Необходимо учитывать, что срок хранения документа определяется по его сути (содержанию), а не по названию. А в разные годы однотипные документы назывались по-разному, в некоторых организациях одни и те же документы за один период носят несколько (до восьми) наименований.
В одной и той же папке могут храниться до десятка различных (и с различными сроками хранения) видов документов и т.д., и т.п. Архивист, проводящий отбор документов к уничтожению, помимо своей основной профессии должен разбираться в некоторых аспектах юриспруденции, бухгалтерского дела, кадрового делопроизводства. Хорошо представлять структуру, масштаб и виды деятельности обрабатываемой организации. Причем – в динамике. И обязательно иметь опыт архивных работ. Поэтому не стоит этим заниматься самим. Какие бы лекции вы ни прослушали и каким бы количеством нормативных документов ни были вооружены.