Составление акта о выделении дел на уничтожение
- Выделение дел к уничтожению
- Составление акта о выделении дел на уничтожение
По результатам отбора дел на уничтожение составляется акт на уничтожение. По сути своей – это список разновидностей документов (далее – позиция), предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества (по каждой позиции – отдельно). В акте на уничтожение обязательно указываются номера статей и нормативный документ/документы (чаще всего это один из «Перечней документов…» ( далее – Перечень), к которому относятся эти статьи. На их основании определялся срок хранения документов. Указываются и годы, за которые отобраны документы (по каждой позиции отдельно). Не рекомендуется занижать или завышать количество документов в позиции, а так же опускать некоторые позиции (даже если количество документов в них ничтожно) – опытный проверяющий даже через несколько лет всегда заметит несоответствие. Хотя бы по составу документов, срок хранения которых не истек. И если количество документов/позиций не соответствует реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов (либо документы формально будут «висеть» на организации).
На заметку
Необходимо учитывать, что название позиций не всегда может соответствовать названию документов в применяемой к ним статье Перечня. Это объясняется тем, что разновидностей документов множество и Перечень (что видно даже из его полного названия – «Перечень типовых документов…») не может перечислить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивист, проводящий отбор документов на уничтожение.
Практически в каждой организации есть определенные виды документов – например, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. Поэтому количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше дюжины (даже если общее количество выделенных к уничтожению документов ничтожно). Чаще всего позиции исчисляются десятками. Причем, чем больше документов – тем больше позиций (но не всегда). На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать полутора сотен и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению (бывают и исключения).
Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением № 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Акт на уничтожение утверждается руководителем организации – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с Экспертной комиссией (ЭК) организации (в случае если организация не входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива). Если в организации нет ЭК, ее необходимо создать.
В конце акта на уничтожение в обязательном порядке должна быть запись об утверждении описи/описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы (за исключением дат копийных и дублирующих материалов) – см. абзац 2 раздела «Уничтожение документов».
К акту на уничтожение требуется приложить акт об уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без него акт на уничтожение не действителен.