Организация уничтожения документов
- Организация уничтожения документов
Одна из наиболее востребованных услуг архивных организаций. Позволяет избавиться от части (той, которую разрешает закон) ставших ненужными документов и освободить производственные площади. Весьма актуально в условиях Москвы с ее высочайшей стоимостью аренды. Особенно если учесть, что объем документов организации увеличивается год от года – появляются новые нормы отчетности, сама отчетность расширяется и т.д. Особенно это относится к динамично развивающимся организациям.
ВНИМАНИЕ! Уничтожение документов организации за какой-либо год/годы возможно только при условии упорядочения документов по личному составу (а в некоторых случаях и документов постоянного и длительного, свыше 10 лет, сроков хранения) за этот период. Иными словами, прежде чем уничтожить документы за, скажем, 2000–2005 годы, организация обязана полностью обработать (и документально это оформить) документы за эти годы.
Уничтожение документов это комплекс работ, который можно разбить на три части:
- Выделение документов к уничтожению (см. соответствующий раздел).
- Документальное оформление уничтожения документов (см. Составление акта на уничтожение документов).
- Организация уничтожения документов.
На заметку
Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации (и это фиксируется в соответствующих документах). Отвечает за уничтожение (законное или незаконное) руководитель организации, и штрафные (и иные) санкции, убытки и т.д. в случае чего будет нести не архивная фирма, а организация-заказчик и ее непосредственный руководитель. Если Вам обещают что-то иное – не верьте. Проконсультируйтесь с юристом.
Производится после оформления акта о выделении к дел к уничтожению. Особых сложностей в этом виде работ нет. За исключением:
- использование включенных в акт на уничтожение документов для хозяйственных нужд запрещено. Дела измельчаются посредством уничтожителей бумаг типа «Шредер», проходят гидрообработку и не могут быть использованы в качестве первоисточника.
- в обязательном порядке оформляется акт об уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса.
ВНИМАНИЕ! Дата, указанная в акте об уничтожении, не должна быть раньше даты утверждения акта на уничтожение.
В остальном это чисто техническая работа. Отобранные к уничтожению документы пакуются, загружаются грузчиками в автотранспорт и доставляются к месту уничтожения, а затем уничтожаются.
В целях сохранения режима секретности при процессе уничтожения могут присутствовать представители организации – владелицы уничтожаемых документов. Если представители организации по каким-либо причинам присутствовать не могут или не хотят, то по желанию заказчика можно организовать фото-видео съемку всего процесса разгрузки и уничтожения документов.
После оформления акта на уничтожение процесс уничтожения документов заканчивается. Документы считаются уничтоженными в соответствующем закону порядке.