Хранение документов
Депозитарное (внеофисное) хранение документов выбирают сегодня все больше компаний, документооборот которых достаточно велик.
Документы, накапливающиеся в офисе, становятся со временем причиной серьезных неудобств и беспокойств.
Основные минусы хранения документов в офисе
- Офисные площади слишком дороги для того, чтобы использовать их в качестве складских помещений для хранения большого количества документов, большая часть из которых не потребуется уже никогда, а со временем будет уничтожена по истечении срока хранения.
- Документы, хранящиеся в офисе, могут представлять интерес для нелояльных сотрудников собственной компании. История знает немало примеров того, какие серьезные последствия может иметь умышленное вредительство.
- В офисном помещении, не оборудованном специально для хранения документов, не всегда возможно обеспечить их физическую сохранность, а несоблюдение условий надлежащего хранения может привести к утрате документов раньше истечения срока их хранения.
Преимущества хранения документов в архивной компании
Архивное хранение документов в специальном хранилище нашей компании принципиально отличается от хранения документов в офисе вашей компании и имеет ряд существенных преимуществ.
Экономия и практичность
Освобождение дорогих офисных площадей, экономия на оборудовании для архива и дополнительных сотрудниках, повышение безопасности хранения бухгалтерских документов. Вы можете снизить накладные расходы на ведение бизнеса и сосредоточиться исключительно на своей деятельности, которая приносит доход.
Полный порядок
Документы подготовлены к депозитарному хранению и находятся на своих местах, отсутствуют дублирующие друг друга и восстановлены утерянные документы. Благодаря этому поиск и выдача нужного документа – это дело нескольких минут. А сколько времени документы порой разыскиваются на стеллажах собственного офиса?
Соблюдение сроков хранения
Среди Ваших документов всегда будут только те, которые действительно должны храниться. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются сразу же, другие – по истечении срока хранения, определяемых в соответствии с законодательством и по согласованию с вами
Конфиденциальность и ограничение доступа
Документы находятся в обезличенных коробах со штрих-кодом и размещаются в хранилище в произвольном порядке. Доступ к документам, переданным на внеофисное хранение, получат только уполномоченные работники вашей компании. Происки конкурентов и нелояльных сотрудников собственной фирмы, внезапные проверки контролирующих органов – это уже не ваша головная боль.
Проникнуть в архив неуполномоченным людям невозможно, но даже если допустить, что это произошло – найти бухгалтерские документы вашей компании в коробах, маркированных только безликими номерами, будет крайне затруднительно.
Безопасность
Ваши документы будут находиться под надежной защитой 24 часа в сутки. Хранилище оборудовано системами видеонаблюдения, пожаротушения и сигнализации.
- Порядок работы с документами, принимаемыми на хранение
- Подготовка документов к хранению
- Проведение экспертизы ценности документов (при необходимости)
- Систематизация документов по ключевым признакам
- Оформление формуляра на передачу документов
- Наклейка штрих-кода на короб
- Упаковка / переупаковка в архивные короба/файловые коробки и их пломбирование
- Погрузка в грузовой автомобиль
- Транспортировка до места хранения
- Разгрузка коробов
- Сканирование штрих-кода и регистрация в системе учета
- Размещение коробов на стеллажах в хранилище
Результат
- Освобождение дорогих офисных площадей от документов, вышедших из активного обращения.
- Экономия на оборудовании для архива и дополнительных сотрудниках.
- Надежная защита документов.
- Надлежащее хранение документов.
- Стоимость услуги по хранению документов
Пожалуйста, подробности уточняйте по телефону, по электронной почте info@1-ak.ru или через форму предварительного заказа.
Мы с удовольствием бы разместили прайс-лист на наши услуги, чтобы вы могли ознакомиться с ним, сделать взвешенный выбор и принять правильное решение, но специфика архивных работ такова, что на стоимость влияет несколько факторов. Например, состояние документов, их количество и другие причины. Чтобы заказать ту или иную услугу или узнать подробную информацию, вы можете связаться с нами любым удобным для вас способом, а также пригласить нашего специалиста к себе офис.