Экспертиза ценности документов
- Экспертиза ценности документов
- Научно-техническая обработка дел
- Составление описи
- Историческая справка
Нормативные документы определяют экспертизу ценности документов первым и важнейшим этапом обработки архивного фонда организаций. И это действительно так. Только при полном просмотре всех документов можно гарантировать высокое качество работ. Если же проводить экспертизу только части дел, то вполне возможно, что какое-то (и вероятно, весьма значительное) количество документов, скажем по личному составу, окажется среди непросмотренных дел и не подвергнется обработке. Лучше всего предоставить архивисту возможно наиболее полный доступ ко всем документам организации. Как и врачу, ему рекомендуется показывать все. Так же как и врач, архивист связан профессиональной этикой, так что можно не опасаться за коммерческую тайну.
В процессе экспертизы ценности архивный фонд организации разделяется на несколько частей:
- дела с истекшими сроками хранения;
- дела временных (до 10 лет) сроков хранения, срок хранения которых еще не истек;
- дела, в которых находятся, либо с большой степенью вероятности находятся документы по личному составу;
- дела, в которых находятся, либо с большой степенью вероятности находятся документы постоянного срока хранения;
- дела, в которых находятся, либо с большой степенью вероятности находятся документы временных (более 10 лет) сроков хранения;
В каждой организации имеются документы с так называемыми условными сроками хранения, т.е. срок хранения которых зависит от каких-либо условий. Например, расчетно-платежные ведомости по зарплате хранятся 5 лет, при условии наличия лицевых счетов. В противном случае – 75 лет. Квартальные балансы хранятся 5 лет, при условии наличия годовых. В противном случае – постоянно и т.д. Таких документов немало. При проведении экспертизы ценности эти документы помещаются в группу по наибольшему возможному сроку хранения. При последующей обработке они будут либо оставлены на длительное хранение, либо по результатам сравнения с другими документами выделены на уничтожение (оставлены до истечения срока хранения).
Далее начинается процесс обработки трех последних групп документов. В его процессе формируются дела постоянного и длительных сроков хранения и по личному составу. Часть документов переходит в первые две группы.
После этого дела, планируемые к уничтожению, подвергаются тщательной проверке, на них составляется акт на уничтожение.
После переплета дел долговременных сроков хранения и составления сопроводительных документов (описей, предисловий и т.д.) в архиве организации остаются только дела длительных сроков хранения, предназначенные к уничтожению и оставленные до истечения сроков хранения. Ничего более. Никаких непросмотренных дел с неопределенными сроками хранения. Только тогда обработку можно считать выполненной профессионально и тщательно.
Экспертиза ценности, так же как и выделение дел на уничтожение, – один из самых высококвалифицированных видов архивных работ. Требования к проводящим ее архивистам, равно как сложности и проблемы, возникающие в процессе ее проведения, такие же, как для выделения дел на уничтожение ( см. параграфы 2 и 3 раздела «Выделение документов к уничтожению»).